Was kann Künstliche Intelligenz eigentlich für einen Weiterbildungsträger leisten? Mit dieser ergebnisoffenen Frage wandte sich die bzh Märkische Kreis gGmbH an das Zukunftszentrum KI NRW. Geschäftsführerin Nadia Hauser, Betriebsratsmitglied Katja Lemke und der interne KI-Beauftragte Andre Lemke wollten gemeinsam mit ihrem Team verstehen, ob und wie KI im Alltag eines Bildungsträgers sinnvoll eingesetzt werden kann. Aus dieser offenen Erkundung ist im Verlauf der Beratung ein klar fokussierter Anwendungsfall gewachsen, in der die spürbare Entlastung pädagogischer Fachkräfte von der täglichen Dokumentationsarbeit im Mittelpunkt steht.
[Mitarbeiter bzh Menden gemeinsam mit den Berater des Zukunftszentrums KI NRW und dem internen KI-Beauftragten]
Vom offenen Start zum klaren Fokus
Über mehr als ein Jahr hinweg arbeitete das Beratungsteam des Zukunftszentrums KI NRW im Rahmen einer Intensivberatung eng mit Geschäftsführung, Sozialpädagog:innen, Bildungsbegleiter:innen, Jobcoaches, Ausbilder:innen und Lehrkräften der bzh zusammen. In Vor-Ort-Terminen an der Zentrale in Iserlohn und am Standort Menden sowie in mehreren Co-Design-Workshops wurden zunächst Arbeitsabläufe analysiert und unterschiedliche Anwendungsfelder erprobt – von einer dokumentengestützten Recherche zu Berufsbildern über Bewerbungs- und Lebenslauftraining bis hin zu spielerischen Lernangeboten für Teilnehmende der Berufsvorbereitenden Bildungsmaßnahme (BvB).
Welche Idee tatsächlich den größten Hebel im Alltag der bzh hat, ließ sich nicht am Schreibtisch entscheiden, sondern ergab sich erst aus der direkten Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden vor Ort. Im offenen Austausch trat die tägliche Dokumentations- und Berichtspflicht immer deutlicher in den Vordergrund. Weil die BvB-Maßnahmen durch die Agentur für Arbeit gefördert werden, müssen alle Tätigkeiten, Gespräche und Lernfortschritte detailliert nachgewiesen werden, mit der Folge, dass ein Großteil der Arbeitszeit der Fachkräfte nicht nur in die Gespräche mit den Jugendlichen, sondern in das Schreiben von Berichten fließt. Damit war der zentrale Anwendungsfall identifiziert, an dem in der weiteren Beratung fokussiert gearbeitet wurde.
Die Lösung: KI-gestützte Dokumentation
Auf dieser Grundlage entwickelte das Zukunftszentrum gemeinsam mit der bzh ein KI-gestütztes Werkzeug zur Erstellung von Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen, Förderplänen sowie laufenden Beratungsdokumentationen. Aus wenigen Stichworten und Notizen erzeugt das System einen vollständig formulierten Textentwurf, den die Fachkräfte abschließend prüfen und gegebenenfalls anpassen.
Eine besondere Herausforderung bestand im Datenschutz: In der Berufsvorbereitung wird mit sensiblen, personenbezogenen Daten besonders schutzbedürftiger junger Menschen gearbeitet. Eine Lösung über internationale Cloud-Anbieter kam daher von vornherein nicht in Frage. Auf dieser Grundlage wurde ein lokal betriebenes Sprachmodell vorbereitet, das in einer abgesicherten Umgebung läuft und keine Daten an externe Anbieter überträgt. Konkret eingesetzt wurde das offene Modell Mixtral 8x22B, das in den Tests das beste Verhältnis zwischen Antwortqualität und Hardware-Anforderungen lieferte.
Live-Test in Menden
Über vier Wochen hinweg konnten die Mitarbeitenden am Standort Menden das Werkzeug im echten Arbeitsalltag erproben. Möglich wurde dieser Praxistest vor allem durch das Engagement eines pädagogischen Mitarbeiters in Menden, der bereit war, sich neben seiner eigentlichen Tätigkeit als Fachkraft auch in das technische Know-how einzuarbeiten, das für den Betrieb einer speziell auf die Bedürfnisse der bzh zugeschnittenen KI nötig ist. Ohne diese Doppelrolle vor Ort zwischen Pädagogik und Technik in einer Person wäre der Test in dieser Form nicht möglich gewesen.
Die Rückmeldungen aus den vier Wochen waren eindeutig. Die Abschnitte in Förderplänen, die zuvor rund eine halbe Stunde Schreibarbeit erforderten, ließen sich aus wenigen Stichpunkten in unter zehn Minuten zu brauchbaren Entwürfen verarbeiten. Aus Sicht der Geschäftsführung trat ein zweiter Vorteil hinzu: Die Dokumente werden durch die KI nicht nur schneller, sondern auch sprachlich konsistenter und formal vollständiger. Beides ist wichtig, wenn Berichte gegenüber der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter Bestand haben müssen.
„Ein ganz normaler Beratungseintrag – etwa wenn jemand erkrankt ist – ist für mich jetzt schlicht Copy and Paste. Die Zeit, die ich dabei spare, fließt in das, weshalb ich diese Arbeit eigentlich mache: das Gespräch.“
(Eingang BzH Menden)
Mensch, Organisation und Technik
Wichtiger als die reine Zeitersparnis war der bzh aber etwas anderes. Wenn weniger Zeit in Bürokratie fließt, bleibt mehr Zeit für die eigentliche (sozial-)pädagogische Arbeit mit den Jugendlichen. Genau hier setzt der Ansatz des Zukunftszentrums KI NRW an, KI-Einführung als Zusammenspiel von Mensch, Organisation und Technik zu denken: Die Technik schafft Spielraum, die Organisation lernt mit ihr umzugehen, und die Menschen behalten Steuerung und Verantwortung. Die Verantwortung für die Inhalte der Dokumente bleibt bei den Fachkräften, KI-Ausgaben werden grundsätzlich kritisch geprüft. Das Prinzip „KI ja, aber mit wachem Blick“ war während der gesamten Beratung handlungsleitend.
„Wir haben in der Beratung gesehen, dass es funktioniert. Und vor allem, dass es zu uns und zu unserer Arbeit passt.“
Nadia Hauser, Geschäftsführung BzH gGmbH
(Nadia Hauser, Geschäftsführung bzh Märkische Kreis gGmbH, testet den Protypen)
Weitere Schritte
Im Projekt wurde immer wieder deutlich, dass die nachhaltige Nutzung von KI in einer Einrichtung wie der bzh mehr ist als die Anschaffung eines Werkzeugs. Sie erfordert technisches Verständnis, datenschutzrechtliche Klarheit und vor allem eine offene, lernende Organisation. Diese Voraussetzungen wurden in der gemeinsamen Arbeit Schritt für Schritt aufgebaut. Als finaler Schritt steht die Beratung zu Anbietern an, die einen Server betreiben können, der den hohen datenschutzrechtlichen Anforderungen der bzh gerecht wird, damit der erfolgreiche Pilotbetrieb in die dauerhafte Verstetigung im Alltag überführt werden kann. Wir freuen uns sehr, diesen Weg weiterhin zu unterstützen.